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6月9日，第16屆國(guó)際檔案日暨第13屆青島市檔案館日宣傳活動(dòng)上，青島市行政審批電子歸檔系統(tǒng)上線發(fā)布，這標(biāo)志著青島市“不見(jiàn)面審批”的最后一環(huán)已經(jīng)打通，青島的行政審批正式邁入“電子檔案”時(shí)代。
2022年7月，青島市行政審批服務(wù)局獲批“機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理”國(guó)家試點(diǎn)，經(jīng)過(guò)一年多的迭代優(yōu)化，各項(xiàng)試點(diǎn)任務(wù)基本完成，行政審批電子歸檔系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，并實(shí)現(xiàn)與青島市檔案館電子檔案中心平臺(tái)對(duì)接。行政審批業(yè)務(wù)辦理結(jié)束后，可隨時(shí)將審批檔案推送到全市統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“一鍵歸檔”“一鍵交接”“一鍵調(diào)閱”。
從審批角度看，要實(shí)現(xiàn)真正意義上的“不見(jiàn)面”，必須保證申請(qǐng)、受理、審批、發(fā)證、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)全程網(wǎng)辦，整個(gè)過(guò)程中僅以電子形式流轉(zhuǎn)，因此必須將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、電子檔案雙套運(yùn)行改成電子檔案“單軌單套”運(yùn)行。
“單軌單套”是打通“不見(jiàn)面審批”的最后一環(huán)，其改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，由人工歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)歸檔，解決了業(yè)務(wù)部門與檔案部門存在的“兩張皮”現(xiàn)象，檔案數(shù)據(jù)的利用更為便利，共享也更加充分。
目前青島市行政審批服務(wù)局全程網(wǎng)辦事項(xiàng)已有700余項(xiàng)，本次試點(diǎn)選取了89個(gè)高頻事項(xiàng)，涵蓋安全生產(chǎn)、工程建筑等10個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域。為確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，2022年，青島市行政審批服務(wù)局啟用全新的智慧審批平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)行政審批全程電子化流轉(zhuǎn)，為開(kāi)展電子檔案歸檔奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)接具有數(shù)字認(rèn)證資質(zhì)的第三方CA，為申請(qǐng)人提供申請(qǐng)材料在線簽章（名）服務(wù)，通過(guò)接入山東省統(tǒng)一電子簽章系統(tǒng)，為審批工作人員提供文書在線簽章服務(wù)；“一網(wǎng)通辦”事項(xiàng)庫(kù)、業(yè)務(wù)受理端和電子文檔歸檔系統(tǒng)三方同步，確保電子檔案完整性；采用通用的版式文件格式和元數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸檔策略，確保電子檔案的可用性。
電子檔案“單軌單套”運(yùn)行還將為政府部門及社會(huì)主體節(jié)省大量的人力物力成本，以青島市行政審批服務(wù)局每年10萬(wàn)業(yè)務(wù)量估算，單個(gè)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案按照平均40頁(yè)測(cè)算，每份檔案整理按照平均1小時(shí)測(cè)算，打印單張紙質(zhì)材料按照0.5元/頁(yè)測(cè)算，每年節(jié)約的紙張約為400萬(wàn)頁(yè)，節(jié)省費(fèi)用約200萬(wàn)元，節(jié)省時(shí)間成本約為10萬(wàn)小時(shí)，大量的已在系統(tǒng)中提交過(guò)的電子材料，可不再重復(fù)提交，將極大地提升辦事過(guò)程中的滿意度和獲得感，優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境。政府機(jī)關(guān)工作人員也可以從大量的檔案整理工作中解脫出來(lái)，將更多時(shí)間精力投入到流程再造和改革創(chuàng)新中去，進(jìn)一步提升數(shù)字政府和數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)水平。
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